Die Gästemappe — manche nennen sie auch Infomappe — ist das, was deine Gäste in den ersten zehn Minuten nach dem Check-in in die Hand nehmen. Wo ist das WLAN-Passwort, welche Tonne ist welche, wo gibt es morgen Brötchen. Wenn die Mappe gut ist, hast du Ruhe. Wenn nicht, fliegt dir um 18 Uhr die erste WhatsApp rein.
Hier kommt eine Vorlage zum Kopieren, eine ehrliche Einordnung Papier vs. digital, und am Ende ein paar Worte zu Strandmappe — was wir mit dem Thema selbst machen.
Was muss in eine Gästemappe?
Die Liste unten ist nach Häufigkeit von Gästefragen sortiert. Die ersten fünf Punkte fangen den größten Teil der Rückfragen ab.
- WLAN-Daten — Netzwerkname und Passwort, am besten zusätzlich als QR-Code
- Check-out — Uhrzeit, Schlüsselrückgabe, was die Gäste tun sollen und was du gar nicht erwartest
- Müll — welche Tonne welche Farbe, an welchem Wochentag abgeholt wird
- Heizung und Geräte — kurze Bedienung von Thermostat, Spülmaschine, Waschmaschine
- Notfallnummern — Hausarzt, Apotheken-Notdienst, Krankenhaus, deine eigene Nummer
- Hausordnung — Ruhezeiten, Rauchen, Haustiere, maximale Personenzahl
- Anfahrt und Parken
- Einkaufen — nächster Supermarkt, Bäcker, Apotheke
- Lieblings-Restaurants mit kurzer Begründung, warum du sie magst
- Ausflugstipps — auch zwei, drei Schlechtwetter-Optionen
- Öffentlicher Verkehr — Haltestelle, Fahrplan, nächster Bahnhof
- Verbrauchsmaterial — wo Toilettenpapier, Spülmittel, Müllbeutel zu finden sind Was nicht reingehört: Werbung für andere Vermieter, Verträge, Datenschutz-Romane. Die Mappe ist Service, kein juristisches Dokument.
Vorlage zum Kopieren
Den folgenden Block kannst du in Word einfügen, die Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen und das Ganze als PDF speichern oder ausdrucken. Bei kleinen Wohnungen würde ich vorher kürzen — dazu unten mehr.
[Name deiner Ferienwohnung]
Herzlich willkommen!
Schön, dass du da bist. Diese Mappe enthält das Wichtigste für deinen Aufenthalt. Bei Fragen erreichst du uns unter [Telefonnummer] (auch per WhatsApp).
WLAN Netzwerk: [SSID] Passwort: [Passwort] Wenn die Verbindung mal hakt: Router fünfunddreißig Sekunden vom Strom nehmen, dann wieder einstecken. Klappt zu 95 Prozent.
Check-out Bitte stell das schmutzige Geschirr in die Spülmaschine und starte sie. Bettwäsche und Handtücher kannst du auf dem Bett liegen lassen, wir kümmern uns. Den Schlüssel legst du in den [Schlüsselsafe / Briefkasten / Schlüsselkasten am Eingang]. Check-out-Zeit: [Uhrzeit].
Müll Restmüll: graue Tonne, Abholung [Wochentag] Papier: blaue Tonne Verpackungen: gelber Sack Glas: Container an der [Straße]
Heizung und Geräte Heizung: Thermostat im Wohnzimmer auf die gewünschte Temperatur drehen, der Rest läuft automatisch. Spülmaschine: Tabs sind im Schrank unter der Spüle. Waschmaschine: Programm 30 oder 40 Grad reicht für normale Wäsche. Waschpulver steht daneben.
Notfall Hausarzt: [Name, Adresse, Telefon] Apotheken-Notdienst: 0800 00 22 833 Krankenhaus: [Adresse] Polizei: 110, Feuerwehr und Rettung: 112 Vermieter: [deine Nummer]
Hausordnung Ruhezeiten: 22 bis 7 Uhr Rauchen: nur auf dem [Balkon / im Garten] Haustiere: [erlaubt / nicht erlaubt — bitte vorher absprechen]
Anfahrt und Parken Parkplatz: [direkt am Haus / Stellplatz Nr. X / öffentlich auf der Straße]
Einkaufen Supermarkt: [Name, Adresse, Öffnungszeiten] Bäcker: [Name, Adresse] Apotheke: [Name, Adresse]
Unsere Lieblings-Restaurants [Name 1] — [Adresse] — [warum du es empfiehlst] [Name 2] — [Adresse] — [warum du es empfiehlst] [Name 3] — [Adresse] — [warum du es empfiehlst]
Ausflugstipps [Sehenswürdigkeit 1] — [zwei Sätze] [Sehenswürdigkeit 2] — [zwei Sätze] [Schlechtwetter-Tipp] — [zwei Sätze]
Öffentlicher Verkehr Bushaltestelle: [Name, Minuten zu Fuß] Bahnhof: [Name, Entfernung]
Das ist die kürzeste Version, die noch sinnvoll ist. Erweitern lohnt sich, wenn du Sauna, Strandkorb-Code, Fahrradverleih, Lieblingscafé oder Ähnliches hast — was deine Wohnung wirklich besonders macht.
Gästemappe für eine kleine Ferienwohnung
Bei einer Ein-Zimmer-Wohnung oder einem Studio brauchst du nicht den vollen Funktionsumfang. Die Infomappe darf hier ruhig kompakt sein. Streich Spülmaschine und Waschmaschine raus, falls du keine hast, kürz die Restaurantliste auf zwei Tipps und du landest bei zwei Seiten. Das wird auch eher gelesen als ein 30-seitiges Dossier.
Ein laminiertes A4-Blatt reicht oft. Eine Hochglanz-Mappe mit zwölf Klarsichtfolien wirkt bei einer 28-Quadratmeter-Wohnung schnell überdimensioniert.
Gästemappe ausdrucken: ein paar Stolpersteine
Wenn du druckst, schau auf folgendes:
- Schriftgröße mindestens 11pt. Deine Gäste sind nicht alle in den Dreißigern.
- Klarsichtfolien sind nervig. Reflexionen, klemmende Seiten, schwer abzuwischen. Spiralbindung oder eine simple Heftung mit Tackergriff sind meistens praktischer.
- Beidseitig drucken. Spart Papier, sieht professioneller aus.
- Datum ins Impressum. „Stand: März 2026" hilft dir später, beim nächsten Update zu sehen, was alt ist.
- Druckkosten kalkulieren. Eine 12-seitige Farbmappe im Copyshop kostet 6 bis 9 Euro pro Stück. Bei zehn Wohnungen sind das 60 bis 90 Euro pro Update. Der wirkliche Nachteil von gedruckten Mappen: Sie sind veraltet, sobald sie aus dem Drucker kommen. Das Lieblingsrestaurant macht im Februar zu, eine Telefonnummer ändert sich, ein neuer Bäcker macht auf. Eine gedruckte Mappe ist eine Momentaufnahme, kein lebendes Dokument.
Papier oder digital?
Beides hat seinen Platz. Es kommt darauf an, was du optimieren willst.
Papier ist okay, wenn:
- du eine einzige Wohnung vermietest und sich kaum etwas ändert
- deine Zielgruppe eher älter ist und Smartphones für so etwas nicht gerne benutzt
- du sowieso eine schöne haptische Mappe als Teil der Wohnung haben möchtest
Digital ist sinnvoller, wenn:
- du mehrere Objekte hast (jedes Update gedruckt zu vervielfältigen ist ein Albtraum)
- deine Empfehlungen aktuell sein sollen
- deine Gäste das WLAN-Passwort einfach scannen statt abtippen sollen
- du sehen willst, welche Tipps deine Gäste tatsächlich nutzen
- deine Wohnung im Funkloch liegt — klingt erstmal paradox, aber genau dann ist eine offline-fähige PWA sinnvoll, weil das Smartphone die Inhalte einmal lädt und sie dann auch ohne Empfang verfügbar sind
Viele Vermieter machen am Ende beides: eine kurze laminierte Karte mit WLAN-QR-Code und Notfallnummer, plus eine digitale Mappe für alles andere.
Falls du beim QR-Code-Thema tiefer einsteigen willst — wir haben dazu zwei Artikel: einen zur QR-Code-Platzierung in der Ferienwohnung und einen zur professionellen WLAN-Kommunikation.
Was wir mit Strandmappe machen
Strandmappe ist genau das, was die Vorlage oben digital abbildet — eine Gästemappe, die deine Gäste über einen QR-Code aufrufen, ohne App, ohne Login.
Was sich gegenüber der Word-Vorlage ändert:
- Änderungen sind sofort live, kein Nachdruck
- Für viele Regionen sind Restaurant-, Strand- und Ausflugstipps schon hinterlegt — du musst nicht bei null anfangen
- Die Mappe funktioniert offline, sobald sie einmal geladen wurde
- Mehrere Sprachen ohne Mehrarbeit (relevant für internationale Gäste)
- Du siehst, welche Empfehlungen tatsächlich genutzt werden Der Einstieg ist kostenlos und reicht für eine Wohnung. Pro liegt bei 9,90 Euro pro Monat und macht ab dem zweiten Objekt Sinn — oder wenn du dein eigenes Logo in der Mappe haben willst.
Häufige Fragen
Brauche ich rechtlich eine Gästemappe? Nein. Eine Gästemappe ist nicht vorgeschrieben. Was du deinen Gästen zur Verfügung stellen musst, sind die wichtigsten Informationen zur Wohnung — Hausordnung, Notfallinformationen. Die Form ist dir überlassen, ob das ein Word-Dokument ist, eine gedruckte Mappe oder eine digitale Lösung.
Was kostet eine professionelle Gästemappe? Selber machen mit Word und Copyshop: 6 bis 10 Euro pro gedrucktem Exemplar. Designer-Variante: 200 bis 800 Euro einmalig plus Druck. Digital wie Strandmappe: kostenlos im Einstieg, 9,90 Euro im Pro-Tarif.
Wie oft sollte ich die Mappe aktualisieren? Mindestens einmal pro Saison. Restaurantempfehlungen veralten am schnellsten — die Liste solltest du jährlich durchgehen. Telefonnummern und Notfallinfos alle sechs Monate kurz prüfen.
Soll ich die Mappe in mehreren Sprachen anbieten? Wenn du regelmäßig ausländische Gäste hast, ja. Die häufigsten Sprachen sind Englisch, Niederländisch und Polnisch. Bei einer Word-Vorlage heißt das: drei Versionen pflegen. Bei einer digitalen Mappe übernimmt das Tool die Übersetzung.
Darf ich Werbung in die Mappe packen? Empfehlungen ja — für Restaurants, Fahrradverleih, was auch immer du wirklich gut findest. Bezahlte Werbung nein. Gäste merken den Unterschied schneller, als man denkt.
Heißt Gästemappe oder Infomappe? Beides ist gebräuchlich. „Infomappe" wird eher in Norddeutschland genutzt, „Gästemappe" ist im DACH-Raum verbreiteter. Inhaltlich ist beides dasselbe: das Dokument mit den wichtigsten Infos zur Wohnung und zur Region.
Gibt es eine Gästemappen-App, die meine Gäste runterladen müssen? Es gibt App-basierte Anbieter, ja. Aus unserer Sicht ist das eine schlechte Lösung — kaum jemand installiert eine App für drei Tage Urlaub. Eine browserbasierte Variante (PWA), die einfach per QR-Code geöffnet wird, hat eine deutlich höhere Nutzungsrate.